TIMETOWEB CMS Content Lebens-Zyklus

Content Management umfasst die Erstellung, Verarbeitung und Publikation von Informationen für die interne und externe Unternehmenskommunikation.


Zeit für wirklich Wichtiges
Die Automatisierung der Routineabläufe im Verlauf des Content-Lebenszyklus ist eine Kernaufgabe eines Content Management Systems, schließlich wollen Sie mit der Investition in diese Software Ihre Geschäftsabläufe optimieren und nicht neue zeitraubende Tätigkeiten schaffen. So bietet das System z.B. die Möglichkeit der zeitgesteuerte Veröffentlichung und Archivierung von Inhalten. TIMETOWEB profitiert auch hier von der collaborativen Lotus Notes / Domino Plattform.

Content im Wandel
Sie wollen den Besuchern Ihrer Website ständig aktuelle Informationen bieten. Die publizierten Inhalte verändern sich und müssen regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden. Selbstverständlich sollen die bisherigen Dokumente weiterhin verfügbar sein, damit z.B. Änderungen nachvollzogen werden können. Mit TIMETOWEB ist das Versionsmanagement transparent und für jeden nachvollziehbar.

Versionsmanagement
Das TIMETOWEB CMS bietet eine bequeme und übersichtliche Verwaltung mehrerer Versionen eines Dokuments. Beim Anlegen einer neuen Version des Dokuments wird die vorherige Version automatisch archiviert und steht weiterhin zur Verfügung, z.B. um vergangene Änderungen nachvollziehen zu können. Es können beliebig viele Archivversionen abgelegt werden, sie sind solange verfügbar bis sie manuell gelöscht werden oder durch das Archivierungs Modul in eine externe Archiv-Datenbank verschoben werden. Das bedeutet dass alle zurückliegenden Stände wiederherstellbar sind, so kann man Teile der Entwicklung sehr schnell zurücksetzen.

Der Besucher der Website bekommt immer nur die aktuelle Version zu lesen, da die archivierten Dokumente für ihn gesperrt sind. Die gesetzten Links verweisen immer auf die aktuelle Version (da auf die Dokument-ID verweisend), bleiben von einem Versionswechsel eines Dokuments unberührt.

Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser
Die Verantwortung für die Richtigkeit der Inhalte kann nicht jedem Autor übertragen werden. Nur wenn die Zuständigkeit für die Freigabe klar geregelt ist, lässt sich die Qualität Ihrer Website gewährleisten. Das TIMETOWEB CMS steuert den Freigabeprozess und unterstützt den Content Master bei seinen Aufgaben.

Freigabeworkflow
Der TIMETOWEB CMS Freigabeprozess ist einfach und effizient. Die Autoren legen neue Dokumente an oder erstellen neue Versionen vorhandener Dokumente. Die neu erstellten Dokumente können nicht vom Autor direkt freigeschaltet werden, sondern bedürfen der Abnahme durch einen Verantwortlichen. Die Berechtigungen für diese Prozesse definieren sich auf der Basis von Rollenzuordnungen zu den Datenbankbenutzern. Dabei ist es nicht notwendig die Benutzer neu zu administrieren, man kann auf vorhandene Domino Directory zurückgreifen.

Die in den Freigabeprozess involvierten Personen werden automatisch per E-Mail über abgeschlossene Phasen des Workflows bzw. über anstehende Aufgaben benachrichtigt, wenn z.B. der Autor die Freigabe anfordert oder der Content Master das Dokument freigibt bzw. ablehnt. Der gesamte Workflow der Dokumentenbearbeitung wird automatisch für spätere Referenz protokolliert.

Fachlicher Freigabeworkflow
Neben diesem einfachen Freigabeworkflow kann der Freigabeprozess für spezielle Seiten um eine fachliche Freigabe erweitert werden. Dabei müssen die von einem Autor neu erstellten Dokumente zuerst von einer Fachabteilung, Rechtsabteilung oder zentralen Redaktion fachlich überprüft und freigegeben werden. Erst danach können diese Seiten durch einen Content-Verantwortlichen freigegeben und somit publiziert werden. Damit schaffen Sie eine rechtliche Sicherheit gerade bei sensiblen oder globalen Seiten. Natürlich findet auch beim fachlichen Freigabeworkflow eine automatische E-Mail-Benachrichtigung und Protokollierung aller Schritte statt. Diese optionale Einstellung kann für das gesamte CMS oder nur Teilbereiche konfiguriert werden.

Periodische Freigabe - Cycle Date
Durch die Periodische Freigabe können Sie für Ihr Unternehmen besonders wichtige News in bestimmten Abständen immer wieder an der ersten Stelle Ihrer Übersichten erscheinen lassen. Beim Erstellen geben Sie einfach an, in welchen Abständen und für welchen Zeitraum, sich die News immer wieder selbst "erneuert" und somit an die Top-Position schiebt.

Publikation
Mit der Veröffentlichung der Inhalte auf der Website verfolgen Sie wichtige Unternehmensziele: Interaktion mit und zwischen den Besuchern intensivieren, zum Kaufen Ihrer Produkte anregen oder einfach informieren. Mit dem TIMETOWEB CMS erreichen Ihre Informationen tatsächlich Ihre Zielgruppen.