14. Oktober 2013

Das Arbeitgeberportal
Mit facettierter Suchfunktion Mehrwerte für Mitglieder schaffen

Köln/Berlin

Die Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände e. V. (BDA) verwaltet einen enormen Datenbestand mit unzähligen Informationsmaterialien. Das von TIMETOACT, Haus Weilgut und der BDA entwickelte Arbeitgeberportal ermöglicht es den Mitgliedern der BDA, im Büro und unterwegs unkompliziert auf diesen Datenschatz zuzugreifen. Mit der facettierten Volltext-Suche werden die benötigten Informationen schnell und einfach herausgefiltert.

Als Sprachrohr für 6.500 Arbeitgeberverbände mit etwa einer Million angeschlossener Betriebe agiert die Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände e. V. (BDA) auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene. Sie stellt ihre Mitgliedern umfangreiche Informationsmaterialien zu Fragen der Sozial- und Tarifpolitik, des Arbeitsrechts, des Arbeitsmarktes, der Bildungs-, der Personal- und Gesellschaftspolitik einschließlich der europäischen und internationalen Sozialpolitik zur Verfügung.

Mit einem Online-Portal wollte die BDA zusätzlichen Mehrwert für ihre Mitglieder schaffen. Ziel war es, allen Nutzern über das Portal schnell und einfach Zugriff auf das Dokumentenarchiv der BDA zu gewähren. Aufgrund der gewaltigen Datenmassen sollte der Portalaufbau übersichtlich strukturiert sein. Zudem galt es, den Mitgliedern sowohl im Büro als auch unterwegs auf Smartphone und Tablet einen hohen Bedienkomfort zu ermöglichen.

Neben einem hohen Nutzerkomfort war auch ein möglichst geringer Pflegeaufwand für das Portal gefordert. Datenquellen aus Intra-, Inter- und Extranet sowie die im Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinterlegten Dateien sollten automatisch übernommen werden.

Facettierte Suche - Riesige Datenmengen schnell durchsuchen

Die BDA setzt seit Jahren auf die Kompetenzen der TIMETOACT und beauftragte uns daher im Januar 2012 mit der Umsetzung des Arbeitgeberportals. Eine zentrale Rolle spielte dabei die Suchfunktion, die schnell und zugleich sehr funktional und intuitiv sein sollte. Die Entscheidung fiel schließlich darauf, eine facettierte Suchfunktion zu integrieren. Den Mitgliedern steht damit eine Volltext-Suche zur Verfügung, die mit der Auswahl von Schlagworten und Relevanzbereichen höchstmöglichen Suchkomfort bietet. In die Suche integriert sind Intra-, Inter- und Extranet sowie das DMS der BDA, die über Schnittstellen direkt angesprochen werden.

Neben der Informationsrecherche sollte das Arbeitgeberportal auch zur Kommunikation der Mitglieder mit dem Mitarbeitern des BDA dienen. Eine verbandsübergreifende Terminverwaltung, eine Stellenbörse, ein EinkaufsPortal und das geräteübergreifende Responsive Design runden das Angebot für die Mitglieder ab.

Bestehende Abläufe integrieren, neue Funktionen etablieren

Das Arbeitgeberportal kommuniziert über Schnittstellen direkt mit den bestehenden IT-Systemen der BDA. Die im DMS verwalteten Inhalte werden in Notes-Datenbanken extrahiert und stehen den Nutzern automatisch im Arbeitgeberportal zur Verfügung. Die Dokumente sind mit Berechtigungen versehen, die im Arbeitgeberportal festschreiben, welchen Nutzerkreisen die entsprechenden Dateien angezeigt werden.

Entsprechend den Anforderungen der BDA wurden nachfolgende Funktionen in das Arbeitgeberportal integriert:


mobile clients, html 5, mobile webseiten, iphone, ipad, blackberry, android, smartphonesKomplexe, facettierte Suche
IBM Content Analytics ermöglicht den Nutzern das Durchsuchen des gesamten BDA-Dokumentenarchivs. Die Volltextsuche bezieht sich dabei nicht nur auf die Informationen aus Intra- Inter- und Extranet, sondern durchsucht ebenso angehangene Dateien (z. B. PDFs aus gescannten Dokumenten). 10 Jahre alte Arbeitsrechtinformationen finden sich genauso schnell wie brandneue Informationsblätter. Mittels verschiedener Facetten können die Suchergebnisse weiter eingeschränkt werden: Der Suchende segmentiert zum Beispiel durch Auswahl der Bereiche (Rechtsprechung, Publikationen, Verbandskalender etc.), der Themen (Bildung, Soziales, Tarifpolitik) oder entsprechend der zugeordneten Schlagwörter. Die facettierte Suche ermöglicht somit die Ausgabe einer individuell eingeschränkten Ergebnismenge.



Nutzer-Segmentierung
Innerhalb der BDA agieren unterschiedliche Nutzer: Mitarbeiter, Mitglieder und Gremienangehörige. Die einzelnen Parteien haben unterschiedliche Zugriffsrechte, was im Arbeitgeberportal berücksichtigt wird. Hierbei werden die Nutzer- und Empfängergruppen des DMS übernommen, wodurch die automatisch übertragenen Inhalte des DMS auch im Arbeitgeberportal ausschließlich von dem freigegebenen Personenkreis eingesehen werden können.

Verbandskalender
Die verbandsübergreifende Terminansicht verhindert ungewollte Terminkollisionen. Die Gesamtübersicht wird ergänzt durch die separate Anzeige persönlicher Termine des jeweiligen Nutzers. Innerhalb des Verbandskalenders kann zudem nach Land, Branche und Termintyp gefiltert werden, um dem Nutzer die Veranstaltungssuche zu erleichtern. Das Erstellen eigner Termine ist ebenso möglich wie die direkte Anmeldung zu den Veranstaltungen aus dem Portal heraus.



Stellenbörse
Das Arbeitgeberportal bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, innerhalb der Stellenbörse auf zu besetzende Stellen hinzuweisen. Stellenanzeigen können dabei von jedem Nutzer angelegt und mit einem externen Stellenprofil (zum Beispiel auf der Unternehmenshomepage) verknüpft werden. Die facettierten Suchfunktionen liefern auch an dieser Stelle einen hohen Bedienkomfort..

Personalisierung (Widgets)
Die Mitglieder können sich ihre Startseite ganz nach den eigenen Wünschen und Interessenschwerpunkten gestalten. Ihnen stehen dafür verschiedene Widgets zur Verfügung, die flexibel ein- und ausgeblendet sowie individuell auf der Startseite angeordnet werden können.

Kommunikationsmöglichkeiten
Allen Inhalten des Arbeitgeberportal sind BDA-Mitarbeiter als Ansprechpartner zugeordnet. Dem Wunsch der Nutzer entsprechend, ist damit die direkte Ansprache des jeweils zuständigen Fachbereichs aus dem System heraus möglich. Name, Zuständigkeiten und Profilbilder der Ansprechpartner ergänzen die reinen Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon und Fax).

Responsive Design
Da viele Mitglieder der BDA Informationen von unterwegs abrufen, wurde das Arbeitgeberportal im Responsive Design umgesetzt. Das Portal wird damit auf allen Endgeräten (z. B. PC, Laptop, Smartphones & Tablet) in der jeweils passenden Darstellung angezeigt. Großer Vorteil gegenüber einer mobilen App ist, dass der Gerätehersteller (iPhone, Samsung, BlackBerry, Nokia usw.) für die Darstellung und Verfügbarkeit unerheblich ist..


Pünktlich zum Deutschen Arbeitgebertag 2012 erfolgte die Liveschaltung des Arbeitgeberportals. Die Nutzer profitieren nun geräteübergreifend von einer schnelleren und einfacheren Möglichkeit der Dokumentenrecherche. Das Arbeitgeberportal überzeugt als zukunftsfähiges Informations- und Kommunikationsportal.

Im Juni 2013 wurde das Arbeitgeberportal für den Collaboration Award 2013 der DNUG nominiert.

Die Umsetzung des Arbeitgeberportals erfolgte in enger Zusammenarbeit mit der BDA, der GDA sowie dem Haus Weilgut eOffice. Verwendet wurden die IBM-Softwareprodukte IBM Domino Server, IBM Notes Client, IBM Enterprise Integrator for Domino, IBM WebSphere Application Server und IBM Content Analytics (ehemals "OmniFind"). Kernbestandteil der Plattform stellt das auf dem IBM Domino Server basierende Web Content Management System TIMETOWEB der TIMETOACT GROUP dar.
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Arbeitgeberportal Video


Vorstellung des Arbeitgeberportals anlässlich der DNUG Konferenz im Juni 2013

Stimme aus dem Unternehmen



Martin Brüning 
Referatsleiter Informations- und Kommunikationstechnik, BDA 

"Wir haben nach einem schnellen und effektiven System gesucht - das neue Arbeitgeberportal entspricht genau unseren Vorstellungen. Unsere Wünsche und Anforderungen wurden sehr gut umgesetzt. Die Nutzer profitieren besonders von der intuitiven Benutzeroberfläche und der mobilen Variante des Arbeitgeberportals."